No post anterior, falamos sobre implementar um sistema de gestão da qualidade. Agora, vamos mergulhar em um aspecto fundamental: como organizar e controlar seus documentos de forma eficiente. Não se assuste! Vamos manter tudo simples e prático.
Por que precisamos de documentos padronizados?
Imagine cada pessoa da sua equipe fazendo a mesma atividade de forma diferente, ou ter que procurar aquele documento importante por horas porque não tem definido onde ele deve ser armazenado. Frustrante, não é? A padronização resolve isso, tornando processos mais claros e informações mais acessíveis.
Existem documentos básicos para uma empresa e provavelmente alguns deles você já deve ter. São eles:
- Documentos Orientadores
- Políticas da empresa
- Procedimentos operacionais
- Instruções de trabalho
- Modelos (templates)
- Documentos de Registro
- Formulários preenchidos
- Relatórios
- Atas de reunião
- Registros de treinamento
💡 Dica prática: Comece pelos documentos que você mais usa no dia a dia. Não tente padronizar tudo de uma vez! Você pode fazer tudo de acordo com o tempo e a necessidade da rotina.
Como Estruturar seus Documentos
- Elementos Básicos que Todo Documento Deve Ter:
- Título claro
- Número/código de identificação
- Versão atual
- Data da última atualização
- Responsável pela aprovação
- Sistema de Codificação – Todo documento criado precisa ter um número de identificação, como uma identidade dentro do sistema da qualidade. Podem ser utilizadas letras e números para facilitar a identificação de algumas informações. Abaixo temos um exemplo prático:
- PR-001 (Procedimento nº 1)
- IT-001 (Instrução de Trabalho nº 1)
- FR-001 (Formulário nº 1)
Outras informações podem ser acrescentadas nessa codificação, como ano ou uma referência ao setor de pertencimento. Tudo deve ser definido de acordo com a necessidade da organização e nada é estático, tudo pode ser alterado se não faz mais sentido.
Controle de Versões e Atualizações
Isso é muito importante para evitar que documentos desatualizados estejam sendo usados pelas pessoas. Esse controle pode ser feito de várias maneiras, que dependerá do conhecimento das pessoas que fazem esse controle na empresa. O importante é que esse controle tenha os seguintes elementos:
- Uma lista de todos os documentos definidos
- Versão atual
- Histórico de alterações
- Local de armazenamento
- Quem tem acesso
Armazenamento e Acesso
É muito importante definir onde serão guardados e quem terá acesso aos registros gerados pelos processos. Devem ser listados em um controle todos os registros e onde eles deverão ser guardados e por quanto tempo. Atualmente temos várias opções tecnológicas tais como:
- Pasta compartilhada na nuvem
- Servidor local
- Intranet da empresa
Caso a empresa opte por alguma opção tecnológica, é essencial pensar em como será feito o backup das informações e qual a frequência.
É claro que existem muitos outros elementos dentro de um sistema de gestão da qualidade, que não citei aqui, mas este é somente um começo para que o hábito da qualidade seja iniciado na organização. Vamos abordar inúmeros outros no caminho.
💡 Dica bônus: Crie um procedimento simples para controle de documentos. Ele será seu guia para toda documentação futura.
E você, como organiza os documentos na sua empresa? Tem alguma dica para compartilhar? Conte nos comentários!
