Sabe aquele momento em que sua empresa começa a crescer e você percebe que não dá mais para tocar tudo sozinho? Quando você contrata pessoas novas e elas ficam perdidas sem saber exatamente o que fazer ou como fazer? Quando você começa a perceber que não está tendo o resultado que você estava esperando?
O problema é a falta de estrutura. Para termos os resultados que esperamos junto a equipe, precisamos construir algo fundamental: a organização da equipe. Muitas vezes nem nos damos conta de todas as informações que uma atividade demanda quando nós repassamos a informação. O que para nós parece óbvio, depois de anos fazendo aquilo, para quem está chegando é completamente novo.
E aí começam os problemas: retrabalho, erros que poderiam ser evitados, clientes insatisfeitos, você tendo que resolver tudo de novo. E o pior: aquela sensação de que você delegou mas continua fazendo tudo.
Nos posts anteriores falei sobre a importância do treinamento e porque treinar, mas sem uma estrutura prévia para direcionar os treinamentos, eles se tornam ineficientes.
Sem estrutura clara, sua empresa vive em modo apagar incêndio: Cada pessoa faz do seu jeito (e nenhum jeito é documentado), você repete as mesmas explicações mil vezes, quando alguém sai de férias (ou sai da empresa) o conhecimento vai junto, os novos colaboradores demoram meses para “pegar o jeito”, os resultados são inconsistentes e imprevisíveis.
Parece familiar? Você não está sozinho. Toda empresa em crescimento passa por isso. A diferença está em quem para e estrutura, e quem continua improvisando.
Os Pilares da Organização
1. Processos e Procedimentos Definidos
Aqui está o segredo: transformar o conhecimento que está na sua cabeça em algo que outras pessoas possam executar com o mesmo padrão de qualidade.
Quais são os passos para fazer isso? Quem é responsável por cada etapa? Qual o padrão de qualidade esperado? O que fazer quando algo dá errado?
2. Manuais de Área (O Conhecimento Fora da Sua Cabeça)
Pense nos manuais como uma forma de multiplicar você mesmo. É tirar aquele conhecimento tácito – que você nem percebe que tem – e torná-lo explícito e acessível.
Documente: 1. Passo a passo das atividades principais. Ferramentas utilizadas e como acessá-las. 2. Modelos e templates prontos. 3. Perguntas frequentes e suas respostas. 4. Casos especiais e como resolvê-los
Atenção: Toda vez que você explicar algo para alguém pela terceira vez, pare e documente aquilo. Você acabou de identificar algo importante que precisa estar registrado.
3. Perfis e Responsabilidades de Cada Posição
Quando você contrata alguém, você sabe exatamente o que essa pessoa vai fazer? E a pessoa que você está contratando sabe?
Para cada posição, defina claramente:
- Quais são as responsabilidades principais
- Que atividades essa pessoa vai executar no dia a dia
- Que habilidades técnicas são necessárias – importantes inclusive para a contratação
- Que características pessoais fazem diferença
- Como o trabalho dessa pessoa impacta o resultado da empresa
4. Padrões e Expectativas Claras
De nada adianta ter processos documentados se as pessoas não sabem qual o padrão de qualidade esperado. E aqui entra algo crucial: você precisa conseguir explicar o que é um trabalho bem feito.
“Fazer bem feito” é muito subjetivo. O que é “bem feito” para você pode ser diferente do que é “bem feito” para outra pessoa. Por isso você precisa definir:
- Qual o tempo aceitável para cada atividade
- Qual o padrão de qualidade mínimo esperado
- Que erros são aceitáveis e quais são inaceitáveis
- Como é o “excelente”, o “bom” e o “insuficiente” para cada atividade
Por exemplo, “Responder o cliente rápido” pode significar 5 minutos para você e 2 horas para outra pessoa. Seja claro: “Todo cliente deve receber uma resposta inicial em até 30 minutos no horário comercial.”
Por Onde Começar
Eu entendo que você deve estar pensando: “Isso tudo parece muito trabalho e eu já mal tenho tempo para o que preciso fazer hoje”, mas isso pode ser feito aos poucos e a medida que as necessidades forem aparecendo. Quem sabe outros possam colaborar nessa estruturação, se você já tiver uma equipe.
Você pode ir fazendo aos poucos seguindo as seguintes etapas:
Etapa 1: Escolha o maior gargalo (1 semana) – Qual atividade gera mais retrabalho? Qual processo você mais explica repetidamente? Comece por aí.
Etapa 2: Documente enquanto faz (2 semanas) – Anote cada passo enquanto executa a atividade. Peça feedback de quem vai usar e ajuste.
Etapa 3: Implemente e observe (1 mês) – Coloque em prática, observe o que funciona e melhore conforme surgem dúvidas.
Etapa 4: Expanda gradualmente – A cada mês, escolha um novo processo para documentar. Use sempre a mesma metodologia: fazer, documentar, testar, ajustar.
Crescimento Orgânico
Essa estrutura não é rígida, ela é viva, e pode ir se modificando e ampliando o detalhamento à medida que sua equipe amadurece e os processos evoluem. À medida que você entende melhor seu negócio, as definições ficam mais precisas.
Comece aos poucos. Documente. Teste. Ajuste. E os resultados virão:
No curto prazo: Você para de repetir as mesmas explicações mil vezes. Os erros diminuem porque existe um caminho claro a seguir. As pessoas trabalham com mais confiança (sabem o que fazer).
No médio prazo: Novos colaboradores entram e começam a produzir em semanas, não meses. A qualidade fica consistente, independente de quem executa. Você consegue delegar de verdade e focar em crescer o negócio.
No longo prazo: Sua empresa cresce sem depender só de você. Você consegue sair do operacional e utilizar o seu tempo para atividades mais estratégicas. Os resultados ficam previsíveis e você consegue planejar o futuro.
✨ Me conta nos comentários ou por mensagem direta: Qual é o maior desafio de organização que você está enfrentando agora? Vamos trocar experiências!
