Como vimos no post anterior sobre qualidade, começar um sistema de gestão não precisa ser complicado. Vamos explorar os passos iniciais para implementar a qualidade no dia a dia da sua empresa.
Por que documentar processos?
Documentar não é burocratizar – é garantir que o conhecimento da empresa não se perca e que todos trabalhem da “mesma forma” e da melhor forma possível. É transformar o “jeito de fazer” em um padrão que pode ser:
- Facilmente ensinado
- Constantemente melhorado
- Consistentemente executado
Estruturando sua Documentação
Hierarquia de Documentos – Você vai precisar definir os seguintes documentos
- Políticas: diretrizes gerais da empresa – Para onde deseja levar a sua empresa.
- Procedimentos: como fazer cada atividade, com uma liguagem simples, definindo responsáveis pela execução, validação e registro das etapas
- Registros: é a comprovação do que foi feito – Nos registros devem conter a comprovação de cada etapa realizada, quem realizou e quem liberou para a etapa seguinte, quando aplicável.
Comece pelo Básico
- Liste seus processos principais
- Identifique o que precisa ser documentado primeiro
- Crie templates simples e práticos
💡 Dica prática: Use uma planilha de controle para listar todos seus documentos, incluindo: Nome do documento, Versão atual, Data da última atualização e Responsável pela atualização desse documento.
Como Criar Documentos Efetivos
O estabelecimento de procedimentos e instruções não é algo simples. Normalmente, a primeira versão do documento está longe de ser o ideal devido a linguagem adotada ou a falta de percepção de todos os fatores que influenciam o processo. Mas isso é muito normal e durante o amadurecimento de um sistema da qualidade todas as documentações precisam ser revisadas inúmeras vezes. Então para efetividade dos documentos, na sua elaboração busque:
- Ser claro e objetivo
- Use linguagem simples
- Inclua exemplos quando necessário
- Defina responsabilidades
Envolvendo a Equipe
As pessoas mais indicadas para elaborar a documentação são as envolvidas no processo. Então, primeiramente busque pelas pessoas que executam e que influenciam o processo de alguma forma. Dessa forma:
- Peça input de quem executa as atividades
- Treine todos nos novos procedimentos
- Incentive sugestões de melhoria
Acompanhamento e Melhorias
O processo de checagem dos procedimentos definidos deve ser constantes para melhoria contínua do sistema criado. Com o tempo e com a entrada de novas pessoas no processo, vamos observando o que está faltando definir. E acredite, detalhar ao máximo os processos pode evitar erros graves a medida que outras pessoas vão entrando no processo. Então:
- Revise documentos periodicamente
- Ajuste conforme feedback da equipe
- Mantenha registros das alterações
💡 Dica bônus: Crie um calendário de revisões para seus documentos principais.
Com esses primeiros passos, será possível iniciar um sistema de qualidade de forma segura. Com o tempo e o amadurecimento das pessoas no sistema, vão sendo percebidas outras necessidades.
Agora, me conta como é a organização das rotinas na sua empresa. Compartilhe suas experiências nos comentários! Me fale também se você tem uma dúvida específica sobre sistema da qualidade.
