Por que integrar tecnologia ao Sistema de Gestão da Qualidade?
Como já mencionado em outros posts, a tecnologia nos cerca em nosso dia-a-dia e não é mais um diferencial — é uma necessidade para o empreendedor e para as equipes nas empresas.
Integrar recursos digitais ao SGQ da empresa aumenta a eficiência, reduz erros, melhora o acompanhamento dos processos e a divulgação de documentos. Além disso, ela libera tempo da equipe para pensar em melhorias, ao invés de apenas executar tarefas operacionais.
Ferramentas e Recursos Tecnológicos que Podem Ser Usados
1. Gestão de Documentos – Quando utilizadas ferramentas que facilitam a gestão de documentos, temos mais agilidade para disponibilizar os documentos para as áreas interessadas, mais facilidade para consulta por todos e de onde estiverem, além de menos volume físico de documentação. E, apesar de existirem no mercado ferramentas completíssimas, no início podem ser utilizadas ferramentas mais simples, como os Driver para armazenamento de documentos (Google Drive e One Drive, por exemplo) e uma planilha no Excel para controle da codificação, distribuição e acessos dos documentos.
Com o crescimento da empresa e do sistema, outras ferramentas mais específicas podem adotadas, como DocuWare (ótimo para fluxos de aprovação), Fluig (integração com outros sistemas), Qualiex (específico para ISO 9001).
2. Indicadores e Dashboards – No início da empresa, quando ainda são poucas informações e não existem informações anuais a serem comparadas, a análise dos resultados pode ser feita podem ser utilizadas planilhas com gráficos dinâmicos automatizados. Com o passar dos anos, novas informações são agregadas aos indicadores e a base de dados a ser analisada aumenta, tornando importante ter ferramentas com mais recursos, como o Power BI, Google Data Studio, Klipfolio.
3. Automação de Processos – As ferramentas a serem utilizadas pelas empresas para automação dos processos têm relação direta com o volume de informação, da rotina, número de pessoas na equipe, etc. Para controle de projetos e tarefas o Trello, Asana e o Planner são excelentes ferramentas, com a possibilidade de incluir equipes para trabalho em conjunto. Para o Trello existe a possibilidade automatizar tarefas, utilizando em conjunto ferramentas como Zapier e o Make.
Para a organização das informações de uma forma geral, eu adoro utilizar o Notion, porque tem a possibilidade de incluir a informação toda em um único lugar, além da possibilidade também de algumas automações.
O Papel da Tecnologia na Sustentabilidade do SGQ
A tecnologia pode ser uma grande aliada na manutenção do seu sistema:
- Os Software de gestão documental podem garantir uso das versões corretas dos documentos, impedindo a utilização acidental de uma versão obsoleta.
- A utilização de ferramentas em nuvem facilita a consulta de qualquer documento de onde for preciso. Imagina a facilidade nas auditorias!
- A automação de coleta de dados para indicadores auxilia no tempo gasto na organização dos dados, reduzindo esforço manual.
- A automação de processos tira do radar da equipe as tarefas repetitivas, deixando tempo livre para a equipe pensar em melhorias, além de mais agilidade, precisão e informações mais confiáveis.
- Utilizando ferramentas de colaboração é possível gerar notificações para ações pendentes e prazos críticos.
💡Dica importante: Ao escolher ferramentas tecnológicas, priorize a facilidade de uso sobre a quantidade de recursos. Uma ferramenta simples que todos usam é melhor que uma complexa que ninguém adota.
Visite também os posts em que já comentei sobre o uso de tecnologia na empresa:
- O poder da tecnologia no controle financeiro
- Inteligencia artificial transformando a rotina administrativa
- ChatGPT na produtividade da rotina administrativa
Agora me conte como tem sido a utilização das ferramentas tecnológicas no SGQ da sua empresa?
